องค์ประกอบและขั้นตอนของระบบสารสนเทศ
|
| ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนคือ 1. ฮาร์ดแวร์(เครื่องจักรอุปกรณ์) 2. ซอฟต์แวร์ 3. ข้อมูล 4. บุคลากร 5.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน |
http://www.chakkham.ac.th/technology/homepage/page1.html
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
การจัดทำสารสนเทศจะต้องดำเนินการเป็นระบบดังนี้1 รวบรวมข้อมูล
รวบรวมข้อมูลเป็นการนำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาจัดแบ่งเป็นหมวดหมู่ เช่น ข้อมูลการขายของฝ่ายขาย ข้อมูลสินค้าคงเหลือจากฝ่ายสินค้าคงคลัง ข้อมูลการชำระเงินและหนี้สินจากฝ่ายบัญชีและการเงิน ข้อมูลคะแนนสอบรายวิชาของนักเรียน2 ประมวลผล
นำข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมไว้มาตรวจสอบความถูกต้อง เช่น ตรวจยอดการขายของฝ่ายขายว่าตรงกับสินค้าที่เบิกจากคลังสินค้าหรือไม่ ตรวจสอบยอดรายรับและยอดคงค้างว่าตรงกับจำนวนสินค้าที่ขายไปหรือไม่การประมวลผลยังแบ่งตามวิธีการที่นำข้อมูลมาประมวลผล เช่น
การประมวลผงแบบเชื่อมตรง (online processing) เป็นการประมวลผงโดยตรงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์รอบข้าง หรือระหว่างคอมพิวเตอร์กับคอมพิวเตอร์ด้วยกัน เช่น การสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ การฝากถอนเงินจากเครื่องเอทีเอ็ม การจองตั๋วเครื่องบิน
การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) เป็นการประมวลผลโดยการรวบรวมข้อมูลเป็นครั้งคราว เช่น การสำรวจความนิยมที่เรียกว่า โพล (poll) จะทำการสำรวจโดยสุ่มตัวอย่างจากลุ่มผู้สนใจหลายๆ กลุ่มแล้วนำข้อมูลมาประมวลผลตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ เพื่อสรุปเป็นผลหรือคำตอบออกมา
3 สารสนเทศ
สารสนเทศเป็นการนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาสรุปเป็นผลลัพธ์ เช่น ยอดการจำหน่ายสินค้ารายวัน รายสัปดาห์และรายเดือน เพื่อเป็นข้อมูลในการวางแผนการตลาด บัญชี รับ-จ่าย นำมาจัดทำเป็นงบการเงินสรุปขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้เกิดสารสนเทศขึ้นมามีดังนี้
3.1 รวบรวมข้อมูล (data collection) โดยการจดบันทึก สอบถามโดยตรง หรือส่งแบบสอบถามไปยังกลุ่มเป้าหมายให้กรอกข้อความหรือทำเครื่องหมายลงในแบบสอบถาม
3.2 ตรวจสอบ (check) ทำการตรวจสอบข้อมูลว่ามีความถูกต้องหรือไม่ ถ้ามีข้อบกพร่องต้องแก้ไขหรือรวบรวมใหม่ ข้อมูลที่ถูกต้องทำให้สารสนเทศมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
3.3 เข้ารหัสข้อมูล (coding) ข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วนำมาเข้ารหัสแบ่งเป็นกลุ่มๆ ตามประเภทของข้อมูลแล้วรวมไว้เป็นแฟ้มข้อมูล
3.4 จัดเรียงข้อมูล (sorting) เรียงลำดับข้อมูลใหม่เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง
3.5 คำนวณ (calculate) ข้อมูลที่เป็นตัวเลขต้องกำหนดสูตรและฟังก์ชันให้ทำการคำนวณ เช่น การหาค่าเฉลี่ย หาผลรวม หาจุดคุ้มทุน
3.6 การทำรายงาน (report) สรุปผลจากการประมวลผลออกมาเป็นรายงานที่ตรงกับความต้องการใช้ในแต่ละงาน รายงานเป็นวิธีจัดรูปแบบข้อมูลของสารสนเทศ
3.7 จัดเก็บ บันทึกข้อมูลไว้ในอุปกรณ์จัดเก็บ
3.8. ทำสำเนา ข้อมูลหรือสารสนเทศที่เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ควรทำสำเนาไว้เพื่อป้องกันการเสียหายของข้อมูลหลัก เช่น ทำสำเนาไว้ในแผ่นซีดีรอม
3.9. แจกจ่ายและสื่อสารข้อมูล นอกจากการทำสารสนเทศเพื่อปรับปรุงระบบงานแล้วยังใช้สารสนเทศในการประชาสัมพันธ์สินค้าหรือหน่วยงานได้เป็นอย่างดี การแจกจ่ายสารสนเทศนอกจากการพิมพ์เป็นเอกสารแล้วยังสามารถส่งไปไว้ในระบบอินเทอร์เน็ต และเชื่อมโยง (link) ไว้กับเว็บไซต์ที่มีผู้เข้าไปชมมากๆ ได้
ระะบบและวิธีการเชิงระบบ
ระบบ เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ ที่ทำหน้าที่ของตนเอง และมีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ได้ ทั้งนี้ทุกระบบจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการคือ 1) ปัจจัยนำเข้า (input) ได้แก่ จุดมุ่งหมาย ทรัพยากร ปัญหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) ได้แก่ ขั้นตอนการทำกิจกรรมหรือการดำเนินงาน และ 3) ผลลัพธ์ (output) ซึ่งเป็นผลงานหรือผลผลิตที่ได้ ส่วนวิธีการเชิงระบบ (systematic approach) หรือวิธีระบบ (system approach) หรือเรียกได้ อีกอย่างหนึ่งว่าการจัดระบบ เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหา เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพของงาน โดยวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง พัฒนาวิธีการบริหารจัดการและประเมินผลที่ได้ เพื่อปรับปรุงงาน จนกว่าจะมีประสิทธิภาพตามต้องการ (รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543; เฉลียว บุรีภักดี, 2542)
ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง อันนำไปสู่การสรุปผ���ที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์ระบบ (system analysis) ซึ่งเป็นการพิสูจน์องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในของระบบ เพื่อหาปัญหาในการออกแบบระบบและการกำหนดหน้าที่ของระบบ (Heinich, Molenda & Russell, 1989) หรือเป็นวิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง โดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขระบบนั้น ด้วยการศึกษา ตรวจสอบ พิจารณาแยกแยะองค์ประกอบย่อย หน้าที่และความสัมพันธ์ เพื่อหาปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษาและหาวิธีการแก้ไข
วิธีการเชิงระบบที่ใช้วิเคราะห์ระบบมีการดำเนินงาน 8 ขั้นตอน ซึ่งประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์ (2537) กล่าวไว้ดังนี้คือ 1) ปัญหา (identify problem) รวบรวมสิ่งที่เป็นปัญหา 2) จุดมุ่งหมาย (objective) กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการแก้ปัญหา 3) ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ (constraints) พิจารณาขอบเขตเพื่อการศึกษาข้อจำกัด ระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) ทางเลือก (alternative) ค้นหาและเลือกวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (selection) หาทางแก้ปัญหาที่จะสามารถแก้ปัญหาได้จริง 6) การทดลองปฏิบัติ (implementation) ทดลองปฏิบัติกับกลุ่มย่อย 7) การประเมินผล (evaluation) หาจุดดีจุดด้อย และ 8) การปรับปรุงแก้ไข (modification) ปรับปรุงส่วนที่บกพร่อง และนำส่วนดีไปปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม รสสุคนธ์ มกรมณี (2543) อธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ 8 ขั้นตอน แตกต่าง ไปบ้างเล็กน้อย คือ 1) การระบุปัญหา 2) การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือความจำเป็นในการ ดำเนินงานแก้ไขปัญหา 3) การเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ พิจารณาขอบเขตการศึกษาข้อจำกัด และระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) การค้นหาทางเลือก วิเคราะห์ทางเลือก และเลือกวิธีการต่างๆ สำหรับการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาและตัดสินใจกำหนดทางเลือกที่มีความเป็นไปได้สูงในการแก้ปัญหาได้สำเร็จ 6) การออกแบบวิธีหรือระบบที่ใช้ในการ แก้ปัญหา 7) การนำวิธีหรือระบบไปใช้แก้ปัญหา และ 8) การประเมินผลการแก้ปัญหา และการตรวจสอบย้อนกลับหากผลที่ได้ไม่เป็นที่พอใจ
ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ (กิดานันท์ มลิทอง, 2540; รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543) สามารถสรุปได้ 10 ขั้นตอน ดังนี้คือ
ขั้นที่ 1 การกำหนดปัญหา เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง
ขั้นที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
ขั้นที่ 3 การวิเคราะห์ทางเลือก เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
ขั้นที่ 4 การกำหนดความเป็นไปได้ เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
ขั้นที่ 5 การพัฒนาโครงสร้างของระบบ เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
ขั้นที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นที่ 7 การออกแบบระบบ เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
ขั้นที่ 8 การพัฒนาโครงการ เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
ขั้นที่ 9 การนำระบบไปใช้งาน โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
ดังนั้น วิธีการเชิงระบบ หรือวิธีระบบ หรือ การจัดระบบ จึงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้การดำเนินงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรกะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มีการระบุความต้องการหรือกำหนดปัญหา ค้นหาคำตอบหรือวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ทำการเลือกคำตอบ ทางเลือกหรือวิธีการต่างๆ แล้วนำไปใช้จนได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง โดยผลลัพธ์ที่ได้มีการประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดไว้ในส่วนต่างๆ ของระบบ จนได้รับผลตามความต้องการอย่างครบถ้วน ซึ่งเมื่อพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้เปรียบเทียบกับรูปแบบการแก้ปัญหาทั่วไปที่กล่าวมาแล้วในตอนต้น จะเห็นได้ว่าวิธีการเชิงระบบระบบเป็นรูปแบบหนึ่งของกระบวนการแก้ปัญหา จากคุณลักษณะต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาเหล่านี้ ทำให้ผู้วิจัยเห็นว่าวิธีการเชิงระบบมีประโยชน์และเหมาะสมสำหรับนำมาประยุกต์ใช้เป็นพื้นฐาน ในการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนารูปแบบการแก้ปัญหาเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและการเรียนรู้ให้เกิดประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น